La funzione del Capo Ricevimento in albergo

18/06/2023 - 18/06/2025

Il ruolo del capo ricevimento in un hotel è di fondamentale importanza per garantire un servizio di accoglienza di qualità ai clienti. Il capo ricevimento, noto anche come responsabile della reception o front office manager, ha la responsabilità di supervisionare e coordinare le attività svolte dal reparto di ricevimento dell'hotel.

 

E' evidente che le capacità quanto i compiti di questo professionista variano in funzione delle dimensioni dell'azienda, il numero di camere in primis e di conseguenza il numero delle persone e dei reparti con cui deve collaborare.

 

Di seguito sono elencate alcune delle principali responsabilità e compiti che rientrano nel ruolo del capo ricevimento. 

 

1. Gestione del personale: Il capo ricevimento è responsabile della selezione, formazione e supervisione del personale di reception. Deve assicurarsi che il personale sia adeguatamente addestrato per svolgere le proprie mansioni in modo professionale e cortese. Inoltre, coordina gli orari di lavoro e si assicura che il reparto di ricevimento abbia una copertura adeguata in tutti i momenti considerando i picchi di lavoro, le ferie i permessi, la formazione.

2. Check-in e check-out: Il capo ricevimento supervisiona l'effettuazione del check-in e del check-out degli ospiti. Questo include la gestione delle prenotazioni, l'assegnazione delle camere, l'accoglienza degli ospiti, la registrazione delle informazioni necessarie, l'emissione di chiavi e la raccolta dei pagamenti, l'analisi dei sistemi reputazionali, l'impostazione dei PMS e in collaborazione con altre professionalità i CRM e RMS.

3. Assistenza clienti: Il capo ricevimento è il punto di riferimento principale per gli ospiti dell'hotel. Deve essere in grado di rispondere alle domande degli ospiti, fornire informazioni sulle strutture dell'hotel e sui servizi offerti, gestire eventuali reclami o problematiche e garantire un'esperienza soddisfacente durante il soggiorno. Deve padroneggiare la raccolta dei dati e le analisi scaturenti sia a livello di budget che di soddisfazione della clientela.

4. Coordinamento con altri reparti: Il capo ricevimento collabora con altri reparti dell'hotel, come il reparto delle pulizie, il reparto manutenzione e il reparto ristorante, per garantire una comunicazione efficace e una buona gestione delle attività tra i vari dipartimenti.

5. Gestione delle prenotazioni: Il capo ricevimento è responsabile della gestione delle prenotazioni degli ospiti. Deve monitorare le disponibilità delle camere, assicurarsi che le prenotazioni siano correttamente registrate e gestire eventuali modifiche o cancellazioni. Da questa supervisione ne scaturisce la funziona reportistica da consegnare ai suoi superiori o capi reparto: segmenti, produzione, occupazione camere, letti etc.

6. Amministrazione e reportistica: Il capo ricevimento deve tenere registri accurati delle attività del reparto di ricevimento, come ad esempio il numero di arrivi e partenze, le richieste speciali degli ospiti, i reclami e le problematiche risolte. Inoltre, può essere richiesto di preparare report periodici per la direzione dell'hotel riguardo alle prestazioni del reparto.

 

Questi sono solo alcuni degli aspetti del ruolo del capo ricevimento in un hotel. In generale, il capo ricevimento svolge un ruolo cruciale nell'assicurare un servizio di qualità agli ospiti e nel garantire un'esperienza piacevole durante il loro soggiorno.

 

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Roberto Necci

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